График отпусков обязателен для работодателя и сотрудников. Однако часто случаются ситуации, когда работники просят перенести отпускные дни на другой период. Решение о переносе принимает руководитель.
График ежегодных оплачиваемых отпусков утверждается заранее, при этом работодатель учитывает пожелания сотрудников и выбранные ими даты для отдыха. Однако иногда работники по личным причинам в силу возникших обстоятельств хотят изменить запланированный период отпуска. Как быть в такой ситуации работодателю и какие документы нужно оформить, рассказали эксперты журнала «Актуальная бухгалтерия».
Решение принимает работодатель
Чтобы пойти в отпуск не по графику, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме (пример заявления см. на рис. 1). В нем нужно указать новую дату начала отпуска и причины его переноса.
Оформляем кадровые документы
Мнение
Ирина Щербинина, начальник отдела правового сопровождения деятельности ДЗО юридического управления компании «Газпром Нефтехим Салават»
Работодатель может отказать в переносе
Предположим, работник написал заявление, в котором изъявил желание пойти в отпуск не по графику, но не встретил при этом понимания со стороны работодателя. Как быть при этом работодателю? Обязан ли он объяснять сотруднику причины своего несогласия?
Отвечая на данные вопросы, необходимо исходить из следующего.
Во-первых, при составлении графика учитывались как производственные возможности работодателя, так и пожелания самих работников, то есть график - это результат достигнутого соглашения обеих сторон трудовых отношений.
Во-вторых, и что более важно, после его утверждения в качестве локального акта график приобретает силу документа, обязательного как для работника, так и для работодателя.
Если человек хочет пойти в отпуск не по графику, но работодатель не признает причину переноса уважительной или не имеет производственной возможности отпустить в данный период сотрудника, считаем, что в таком случае работодатель не связан какими-либо обязательствами и не должен объяснять причину своего несогласия, давать письменный отказ.
Представителю работодателя (руководителю или его заместителю) на заявление работника достаточно будет наложить лаконичную резолюцию «Не согласен», не вдаваясь в иные производственные моменты. Работникам же при этом необходимо помнить, что самовольное использование отпуска, равно как и его перенесение без согласования с работодателем, законодательно квалифицируется как прогул и может стать для работодателя основанием для применения к работнику дисциплинарного взыскания.
Мнение
Ирина Сидорова, финансовый консультант юридической компании «Налоговик»
Если работник пришел в середине года
График отпусков составляется заранее, поэтому если сотрудник начал работать в компании не с начала года, данных о его отпуске в графике на текущий год не будет. Однако это не может стать причиной отказа новому работнику в отпуске. Он вправе написать заявление на отпуск и, если работодатель даст свое согласие, отгулять его в удобное для себя и работодателя время. Виза руководителя предприятия на заявлении будет подтверждением достигнутой договоренности о периоде отпуска.
Необходимость и порядок внесения изменений в график отпусков законодательно не определены. Если работодатель примет решение об изменении графика отпусков, то делать это следует в том же порядке, в каком утверждался основной график. Целесообразно с определенной периодичностью составлять к основному утвержденному графику отпусков дополнительный график по той же форме Т-7 с включением в него вновь принятых сотрудников, которые начали работать в компании не с начала года.
Екатерина Степина - эксперт по финансовому законодательству
График отпусков обязателен для работодателя и сотрудников. Однако часто случаются ситуации, когда работники просят перенести дни на другой период. Решение о переносе принимает руководитель.
График ежегодных оплачиваемых отпусков утверждается заранее, при этом работодатель учитывает пожелания сотрудников и выбранные ими даты для отдыха. Однако иногда работники по личным причинам в силу возникших обстоятельств хотят изменить запланированный период отпуска. Как быть в такой ситуации работодателю и какие документы нужно оформить, рассказали эксперты журнала «Актуальная ».
Решение принимает работодатель
Чтобы пойти в отпуск не по графику, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме (пример заявления см. на рис. 1). В нем нужно указать новую дату начала отпуска и причины его переноса.
Работодатель подтверждает свое согласие на перенос отпуска, проставляя на заявлении сотрудника резолюцию «Не возражаю» и свою подпись. Если в компании есть структурные подразделения, заявление должен подписать сначала руководитель подразделения, а затем руководитель компании (Указания, утв. пост. Госкомстата России от 05.04.2001 № 1).
Оформляем кадровые документы
Формой графика отпусков Т-7 (утв. пост. Госкомстата России от 05.04.2001 № 1) предусмотрена возможность переноса отпуска на другие даты. Если период отпуска сотрудника меняется, кадровик (или ответственный за ведение кадровых документов) заполняет графы 8 и 9 «Перенесение отпуска». В графе 8 нужно указать название документа, на основании которого меняется период отдыха. Как правило, это заявление работника с указанием причины переноса (состояние здоровья, положение в семье и т. д.) с приложением необходимых документов: листка нетрудоспособности, вызова или приглашения из суда или других документов, подтверждающих наличие особых обстоятельств. В графе 9 нужно указать дату предполагаемого отпуска. Причину, по которой отдых переносится, можно указать в графе 10 «Примечание».
Пример внесения данных о переносе отпуска см. на рис. 3 (использованы данные рис. 1 и 2).
В личной карточке по форме Т-2 в записи об отпуске, который переносится, следует указать, какое количество дней отпуска использовано. В качестве основания для внесения такой записи необходимо отразить реквизиты приказа о переносе отпуска. Пример см. на рис. 4 (использованы данные рисунков 1 и 2).
Экспертиза статьи: Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Мнение
Ирина Щербинина, начальник отдела правового сопровождения деятельности ДЗО юридического управления компании «Газпром Нефтехим Салават»
Работодатель может отказать в переносе
Предположим, работник написал заявление, в котором изъявил желание пойти в отпуск не по графику, но не встретил при этом понимания со стороны работодателя. Как быть при этом работодателю? Обязан ли он объяснять сотруднику причины своего несогласия?
Отвечая на данные вопросы, необходимо исходить из следующего.
Во-первых, при составлении графика учитывались как производственные возможности работодателя, так и пожелания самих работников, то есть график - это результат достигнутого соглашения обеих сторон трудовых отношений.
Во-вторых, и что более важно, после его утверждения в качестве локального акта график приобретает силу документа, обязательного как для работника, так и для работодателя.
Если человек хочет пойти в отпуск не по графику, но работодатель не признает причину переноса уважительной или не имеет производственной возможности отпустить в данный период сотрудника, считаем, что в таком случае работодатель не связан какими-либо обязательствами и не должен объяснять причину своего несогласия, давать письменный отказ.
Представителю работодателя (руководителю или его заместителю) на заявление работника достаточно будет наложить лаконичную резолюцию «Не согласен», не вдаваясь в иные производственные моменты. Работникам же при этом необходимо помнить, что самовольное использование отпуска, равно как и его перенесение без согласования с работодателем, законодательно квалифицируется как прогул и может стать для работодателя основанием для применения к работнику дисциплинарного взыскания.
Мнение
Ирина Сидорова, финансовый консультант юридической компании «Налоговик»
Если работник пришел в середине года
График отпусков составляется заранее, поэтому если сотрудник начал работать в компании не с начала года, данных о его отпуске в графике на текущий год не будет. Однако это не может стать причиной отказа новому работнику в отпуске. Он вправе написать заявление на отпуск и, если работодатель даст свое согласие, отгулять его в удобное для себя и работодателя время. Виза руководителя предприятия на заявлении будет подтверждением достигнутой договоренности о периоде отпуска.
Необходимость и порядок внесения изменений в график отпусков законодательно не определены. Если работодатель примет решение об изменении графика отпусков, то делать это следует в том же порядке, в каком утверждался основной график. Целесообразно с определенной периодичностью составлять к основному утвержденному графику отпусков дополнительный график по той же форме Т-7 с включением в него вновь принятых сотрудников, которые начали работать в компании не с начала года.
Своих работников. Иногда отпуск падает на нежелательное для работника время. Это бывает, и часто. Работодатель объясняет — производственная необходимость.
Здесь две стороны вопроса для работника – с одной стороны – все плохо, а с другой – нет ничего случайного, потому что и зимой можно провести чудесный отпуск! Это для тех, кому не удается сдвинуть свой график. Но можно ли работнику перенести свой на другое время, можно ли предоставить его работнику не по графику.
Отпуск не по графику – это возможно. Нужно просто достигнуть соглашения о новой дате начала отпуска со своим работодателем. Общение еще никто не отменял.
Можно ли предоставить отпуск не по графику?
Есть общее правило – очередной отпуск предоставляется каждому работнику в любое время года, по графику отпусков, согласованному и утвержденному данным работодателем.
Существуют исключения:
- только что устроившийся человек имеет право на отпуск через шесть месяцев,
- женщины перед декретным отпуском,
- молодежь до 18 лет,
- специально оговоренные случаи, предусмотренные федеральным законодательством.
Предоставление отпуска не по графику вновь трудоустроенным
В ситуации, когда вы устроились на работу, а график отпусков уже составлен, вы все равно сможете отдохнуть через шесть месяцев, пишите заявление о предоставлении отпуска, получайте подпись работодателя и отдыхайте. Если нужно отдохнуть до этого времени, точно также согласуйте это со своим работодателем и в отпуск!
Иные случаи предоставления отпуска не по графику
Если вы имеете значок «Почетный донор России», если Вам менее 18 лет, вам не могут отказать в отпуске в нужное вам время, несмотря на то, что график уже составлен и Ваша фамилия там есть.
Если вы совместитель, то по закону имеете право на отпуск одновременно с отпуском на основном месте работы. При этом требуется общение с руководством и заявление с объяснением причин.
Также предоставят отпуск одновременно с декретным отпуском жены. Это также записано в законодательстве.
В случае если не нужен отпуск полностью, можно поделить его на несколько частей, одна из которых не менее 14 дней. В этом случае также нужно заявление от работника и обязательно согласие от руководителя. Если согласования нет, то вы будете отдыхать полностью и по графику.
Предоставить отпуск сотруднику не по утвержденному ранее графику отпусков руководству предприятий не запрещено. При этом необходимо принять во внимание пожелание самого работника. Инициатива об изменении времени отдыха может исходить и от сотрудника, и от администрации предприятия. График составляется почти за год до их наступления, поэтому не получается предугадать все возникающие события. Для внесения в него изменений работнику и руководителю предприятия нужно лишь достигнуть соглашения по поводу новой даты, длительности отпуска и документально его оформить.
График отпусков является локальным нормативным документом предприятия. Это не просто перечень с пожеланиями работников, согласованный директором. В соответствии с графиком определяется численность работников на каждый месяц, и, следовательно, объем выпускаемой продукции. Отсутствие на рабочем месте одного специалиста может негативно сказаться на организации всего производственного процесса. Поэтому на время неявки работника всегда планируется замещение должностей, переводы между отдельными подразделениями. Кроме этого, необходимо предусмотреть запас денежных средств на расчетном счете в банке на выплату отпускных, так как они выдаются до наступления отпуска в отличие от обычной зарплаты.
Перенос по желанию работника
Чаще всего желание перенести время отдыха у работника появляется в связи с какими-то изменившимися обстоятельствами в жизни. Иногда нужно организовать отдых одновременно с другими членами семьи или друзьями, может быть незапланированная путевка, необходимость ухода за больным, а также болезнь самого сотрудника. Начинать оформлять документы нужно с написания заявления на имя руководителя, в котором следует подробно изложить причину изменений, новую дату и продолжительность отдыха. Лучше обратиться к работодателю заранее, чтобы тот успел уточнить, могут ли распределить обязанности отпускника и не допустить сбоев в работе. Если сотрудник работает в бригаде, цехе или другом подразделении, нужно получить согласие на отдых в другие дни от непосредственного начальника. Просьбу работника руководство предприятия рассматривает отдельно по каждому случаю, принимая во внимание производственные возможности. И если изменение очередности предоставления дней отдыха признается нецелесообразным, работодатель не отпускает в отпуск без объяснения причин.
Важно! При этом сотрудник должен продолжать работать. Если на заявлении нет согласования с руководителем, самостоятельное прекращение работы не допускается. И отсутствие человека на рабочем месте будет расценено как прогул.
Перенос отпуска по инициативе работодателя
Необходимость внесения изменений в график отпусков может появиться и у работодателя. На предприятиях, где объем производства зависит от количества заключенных договоров и полученных заказов, иногда требуется вовлечь в работу максимальное число сотрудников, чтобы не упустить возможность получить дополнительную прибыль. Может быть и такое, что возникают трудности с заказами, и работодатель не в состоянии обеспечить всех необходимым объемом работы. По закону в случае простоя производства предприятие обязано выплачивать рабочим компенсацию, которая составляет две трети зарплаты. Но начальству выгоднее отправлять людей в очередные отпуска.
Сделать это можно только по их желанию. При первоначальном составлении графика к мнению работников только прислушиваются. А если документ уже утвержден и с ним ознакомлен весь коллектив, внесение изменений допускается только с письменного согласия конкретного сотрудника. И он имеет право выбирать между отдыхом в период, который предлагает руководитель и компенсацией за простой.
Документальное оформление
При изменении периода отпуска необходимо составить приказ и внести уточнения в график и личную карточку работника.
Составление приказа
Приказ об изменении срока отпуска может быть оформлен в произвольной форме. Его удобно применять в случае, если отдых переносится на несколько недель или даже месяцев. Если отклонение от графика составляет небольшой срок, целесообразно сразу сделать приказ о предоставлении отпуска по типовой форме Т-6 и отдать его в бухгалтерию для начисления выплат. Если отпуск переносится по инициативе работника, основанием для издания приказа является его письменное заявление, на котором стоит согласительная виза руководителя. Если инициатива исходит от работодателя, приказ оформляют без заявления. Кроме нового периода должно быть указано, по какой причине происходят изменения. Работника обязательно знакомят с приказом под роспись. После этого вносят изменения в график отпусков.
Изменение графика
Документ разрабатывают и утверждают за две недели до начала нового года на унифицированном бланке Т-7. При корректировке графика информацию об изменениях вносят в отдельные графы:
- В графе 8 указывают основание для переноса срока отдыха. Им будет заявление с разрешительной резолюцией руководителя.
- В графе 9 отмечают новую дату начала отпуска
- В графе 10 в качестве примечания записывают причину переноса.
В случае, если у перенесенного ранее отпуска опять нужно изменить период, запись вносится в новой строке без зачеркиваний и исправлений.
Отдых вне графика по законодательству
- несовершеннолетние работники;
- женщины, перед началом отпуска по беременности и родам, или сразу после его окончания;
- мужчины в период, когда жена находится в отпуске по беременности и родам;
- сотрудники, отозванные ранее из очередного отпуска.
Кроме этого могут возникнуть ситуации, когда время отдыха может быть перенесено по вине работодателя. Это происходит в случаях если:
- работник не был предупрежден о начале отпуска за две недели;
- отпускные деньги не были выплачены за три дня до наступления отпуска.
При этом инициатива должна исходить от работника. Для изменения дней начала отдыха ему нужно написать заявление на имя руководителя. Отсутствие такого заявления будет считаться согласием с первоначальным решением администрации.
Автоматически изменяется время окончания отпуска, если он попадает на время:
- болезни работника, подтвержденной листком нетрудоспособности;
- исполнения государственных обязанностей;
- военных сборов;
- вызовов в следственные органы и прокуратуру в качестве потерпевшего или свидетеля.
На этот период отдых прерывается, и день выхода на работу переносится на более поздний срок.
Отпуск нового сотрудника
В первый год работы у сотрудников отпуск бывает вне графика. Согласно законодательству, человек может получить его уже через шесть месяцев после приема на работу. Для отдельных людей этот срок может быть уменьшен по их желанию. Естественно, в графике для новичка не предусмотрено время отдыха. Поэтому вопрос можно решить, только договорившись с начальством об отдыхе в дни, удобные для каждой из сторон. Если сотрудник принят на место уволенного, руководство может согласиться предоставить отпуск в дни, в которые его планировали для предыдущего работника. Тогда не нужно будет дополнительно производить кадровые перемещения.
После проставления положительной резолюции руководителя компании на этом заявлении в график вносятся изменения с указанием количества календарных дней и даты каждой части отпуска. Но если в трудовом договоре есть условие о том, что отпуск работника всегда делится на определенные части, то эти части сразу отражаются в графике при его составлении. Читайте: Сотрудник просит отпуск за свой счет. В каких случаях можно ему отказать Сотрудники опаздывают на работу, как наладить дисциплину, не прибегая к увольнениям Сотрудник не прошел испытательный срок. Какие документы помогут доказать законность его увольнения Оформление сотрудника на работу. Пошаговая инструкция Как оформить назначение генерального директора Отпуск по уходу за ребенком.
Работник идет в отпуск не по графику
График отпусков обязателен для работодателя и сотрудников. Однако часто случаются ситуации, когда работники просят перенести отпускные дни на другой период. Решение о переносе принимает руководитель. График ежегодных оплачиваемых отпусков утверждается заранее, при этом работодатель учитывает пожелания сотрудников и выбранные ими даты для отдыха.
Однако иногда работники по личным причинам в силу возникших обстоятельств хотят изменить запланированный период отпуска. Как быть в такой ситуации работодателю и какие документы нужно оформить, рассказали эксперты журнала «Актуальная бухгалтерия». Решение принимает работодатель Чтобы пойти в отпуск не по графику, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме (пример заявления см.
на рис. 1). В нем нужно указать новую дату начала отпуска и причины его переноса.
Отпуск не по графику
График отпусков обязателен для работодателя и сотрудников. Однако часто случаются ситуации, когда работники просят перенести отпускные дни на другой период. Решение о переносе принимает руководитель. График ежегодных оплачиваемых отпусков утверждается заранее, при этом работодатель учитывает пожелания сотрудников и выбранные ими даты для отдыха.
Однако иногда работники по личным причинам в силу возникших обстоятельств хотят изменить запланированный период отпуска. Как быть в такой ситуации работодателю и какие документы нужно оформить, рассказали эксперты журнала «Актуальная бухгалтерия». Решение принимает работодатель Чтобы пойти в отпуск не по графику, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме (пример заявления см.
на рис. 1). В нем нужно указать новую дату начала отпуска и причины его переноса.
Отпуск не по графику отпусков
При этом работодатели полагают, что они не нарушают запрет на непредоставление отпуска больше двух лет подряд, поскольку хотя бы одну часть отпуска сотрудник отгулял. Это неправильный подход. Дело в том, что законодательством не предусмотрен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью менее 28 календарных дней. Даже с учетом разделения отпуска на части эти 28 дней должны быть использованы полностью.
Перенесение запланированного отпуска на другое время Статья 124 Трудового кодекса предусматривает случаи, когда запланированный в графике отпуск должен быть перенесен на другое время. При этом перенесение отпуска на следующий год возможно лишь в исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы компании (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Такое перенесение отпуска лишь с согласия работника.
Скачайте документы по теме: На предприятиях, которые осуществляют кадровый документооборот в соответствии с положениями Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, график отпусков издается с использованием унифицированной формы № Т-7. В случае, если сотрудник отдыхает не по плану, например, если речь идет об отпуске не по графику беременной, в графике отпусков необходимо отразить фактическую ситуацию, связанную с переносом запланированного отдыха. Обратите внимание! Согласно Федеральному закону от 6 декабря 2011 г.
N 402-ФЗ применение унифицированных форм не является обязательным. Таким образом, компания вправе самостоятельно разработать форму графика отпусков. Ст. 122 ТК РФ устанавливает, что для большинства сотрудников право на получение оплачиваемого отпуска возникает не ранее, чем после истечения шестимесячного срока непрерывной трудовой деятельности у конкретного работодателя.
Предоставляем отпуск вне графика отпусков
Инфо
Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять отпуск работнику каждый год независимо от того, изъявил он желание отдохнуть или нет. Для соблюдения этой обязанности и служит ежегодный график отпусков. В исключительных случаях возможно перенесение отпуска на следующий год, но даже в этих ситуациях непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещается (ч.
4 ст. 124 ТК РФ). Даже при разделении отпуска на части работник должен использовать все 28 дней Встречаются случаи некорректного толкования положений трудового законодательства о разделении отпуска на части. Некоторые компании, ссылаясь на статью 124 Трудового кодекса, из года в год предоставляют работникам лишь часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней, а оставшаяся часть остается неиспользованной.
Это установлено в Указаниях по применению и составлению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (приложение к приказу постановления Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Если в компании есть профсоюзный орган, то график утверждается с учетом его мнения (ст. 123 ТК РФ). Извещение работников. Закон не обязывает работодателя согласовывать время отпусков с работниками.
Есть исключения, о которых будет сказано ниже. Но по общему правилу очередность отпусков устанавливает работодатель, а работника необходимо лишь известить о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Для извещения работников можно использовать сам график отпусков. Для этого в последней графе формы № Т-7 Примечание можно добавить надпись о времени начала отпуска работник извещен, а напротив своей фамилии работник проставит дату извещения и подпись.
Можно ли уйти в отпуск не по графику отпусков
Внимание
Работникам же при этом необходимо помнить, что самовольное использование отпуска, равно как и его перенесение без согласования с работодателем, законодательно квалифицируется как прогул и может стать для работодателя основанием для применения к работнику дисциплинарного взыскания. Мнение Ирина Сидорова, финансовый консультант юридической компании «Налоговик» Если работник пришел в середине года График отпусков составляется заранее, поэтому если сотрудник начал работать в компании не с начала года, данных о его отпуске в графике на текущий год не будет. Однако это не может стать причиной отказа новому работнику в отпуске.
Он вправе написать заявление на отпуск и, если работодатель даст свое согласие, отгулять его в удобное для себя и работодателя время. Виза руководителя предприятия на заявлении будет подтверждением достигнутой договоренности о периоде отпуска.
Работодатель подтверждает свое согласие на перенос отпуска, проставляя на заявлении сотрудника резолюцию «Не возражаю» и свою подпись. Если в компании есть структурные подразделения, заявление должен подписать сначала руководитель подразделения, а затем руководитель компании (Указания, утв. пост. Госкомстата России от 05.04.2001 № 1). Оформляем кадровые документы Далее издается приказ по внесению изменений в график отпусков (см. рис. 2). Формой графика отпусков Т-7 (утв. пост. Госкомстата России от 05.04.2001 № 1) предусмотрена возможность переноса отпуска на другие даты. Если период отпуска сотрудника меняется, кадровик (или ответственный за ведение кадровых документов) заполняет графы 8 и 9 «Перенесение отпуска». В графе 8 нужно указать название документа, на основании которого меняется период отдыха.
Основные возможности программы «Отдел кадров»: хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов. 2,7 Мб Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой «Отдел кадров 6.0»:не требует наличия установленного Microsoft Access, программа «Отдел кадров плюс» полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме. 5,9 Мб Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников.